外から目線で退屈なミーティングを劇的チェンジ！ ファシリテーターの魔法で楽しく、意義あるチームを作ろう

Rethink FUKUOKA PROJECT レポートvol.058

アナバナではReTHINK FUKUOKA PROJECTの取材と発信をお手伝いしています。

例えば、会社での会議や打ち合わせで「これ、何のためにやっているんだろう」「私がこの場にいる意味ってある？」なんて思った事はありませんか？
本来は意見を出し合って課題を解決に導くはずの場が、ルーティーンになればなるほど決まり切ったゴールに向かうだけの時間になってしまう。
これでは、仕事に対するモチベーションさえも奪ってしまいます。

そんな状況を劇的に変えてくれるのが、今回のテーマ「ファシリテーション」です。講師役は、福岡をキャンパスとして様々な学びの場を提案するプロジェクト「福岡テンジン大学」の学長を務める岩永真一さん。そして、同じく「福岡テンジン大学」の講師として活躍後、現在は京都で自治体の街づくりなどに取り組む「まっくす」こと東信史さんが登場！お二人とも、まだまだ珍しい「ファシリテーター」として企業や自治体、イベント、学びの場で活躍しているそう。

彼らが目指す理想のファシリテーションとは、そして参加者がそれぞれ主体となって楽しみながら取り組めるチームづくりについて、自身もファシリテーター修業中というダイスプロジェクトの白石洋一さんと共に学びます。

…というか、そもそも、ファシリテーションって、一体なんなの？

教えて！岩永さん＆東さん！

意見を交わすその前に、心の壁を溶かしましょう！
アイスブレイクを実際に体験してみると…

白石　今日のテーマは「ファシリテーションを通じたチームづくり」です。そこで、地元福岡の岩永さんと遥か京都からわざわざ東さん、通称「まっくす」が来てくれました。簡単な自己紹介の後、盛大な拍手をしたいと思いますので、どうぞ。

東　すごいプレッシャー（笑）。はじめまして、私の名字は「ひがし」か「あずま」か迷う方が多いので、「まっくす」で覚えていただければと思います。今日はみなさんが何を目当てに来られたか知りたくてソワソワしているので、後ほど教えてくださいね！

岩永　僕は「福岡テンジン大学」の学長をやっています、岩永と申します。生まれ育った福岡でいろんなことをやりたいと思って、つい最近福岡の歴史の絵本も制作しました。福岡の事なら1時間、2時間くらい話せますよ！

白石　今日は福岡の話じゃないですよ（笑）では早速スタートしましょう。まずは「ファシリテーション」というキーワードについて。

辞書的には”会議、ミーティングの場で発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートする事により組織や参加者の活性化、協働を促進させるスキル” とされています。これって簡単に言うとどんな事なんでしょう？

東　「めっちゃ楽しくて素晴らしいアイデアがポンポン出る会議のアシストを務められるスキル」と言う事ですかね。

白石　なるほど。まず、ファシリテーションを円滑に進めるには、いい空気を作るというのがポイントだそうですね。

岩永　「アイスブレイク」的なやつですね。皆さん、僕らの話をただ聞くだけだと明日には忘れちゃうと思うんですよ。話を聞いた後には必ず「自分はどう思うか」を考えて口に出すと結構記憶として残る。では、早速今からやってみたいと思います。

皆さん立ち上がって近くの方とグループを作ってください。初対面の人同士だと思いますが、「今日ここに来た理由」「呼ばれたい名前」を紹介し合ってみましょう。一人持ち時間30秒ずつくらい。僕が声をかけますから、グループのみんなの顔を見て、「この人に最初に発表してほしい」という人を指してください。いいですか？発表がうまそうだなとか、なんでもいいです。じゃあ、せーの！どうぞ！

岩永さんの掛け声をきっかけに各グループから歓声が上がります。
お題が決まっている事もあり、参加者の皆さんも緊張せずに話し出せたよう。
あらら、こちらのグループではいきなり拍手まで沸き起こっていますよ。初対面とは思えない一体感、ファシリテーションおそるべし！

岩永　はーい！時間です。前を向いてくださ〜い。どうです？人って、初対面でも「今日ここに来た理由」などの共通事項があったら喋れるんですよ。

白石　確かに！これってアイスブレイクの中でも「チェックイン」と呼ばれるテクニックなんですよね。

東　スポーツの前とかだと準備運動が必要ですよね。でも会議ではいきなり本題からスタートする。準備運動なしだと、やる気の有無で歪み（ひずみ）が生じる事もあるんです。「本当は会議に参加したくないけど無理やり出席させられた」みたいな人がいるとその場の空気が気まずいじゃないですか。最初にこういった事を話してもらうと、「隣の人こんな理由で来ているんだ！」「あの人めっちゃ面白い！」という気持ちも起こる。話し手側にとっても自分の発言を周りの人が聞いてくれるという事が理解できるので、その後も発言しやすくなるんです。

参加者が主体となって取り組む現代のプロジェクトにマッチ！
多彩な意見を生みだすファシリテーションの錬金術とは…

白石　僕は企画とか広告とか街づくりの会議でファシリテーションをやる事があるんですけど、広告が絡んでいるのでコミュニケーションがちょっと攻撃的なんですよね。「どや！僕たちの提案すごいでしょ！買ってよ」みたいに。だから、そうではないコミュニケーションの手法としてファシリテーションを身に付ける事が課題なんですよ。そう考えながら、東くんを見てみると以前福岡にいた時に「シャボン玉クラブ」とか「福岡カレー部」とか、一銭にもならない上によくわからない事をとても楽しそうにやっていたのを覚えています。京都に行っても街づくりの企画にたくさんの人を巻き込んでいる。普通プロジェクトを立ち上げる時って、クライアントが困っている課題があって、それを解決するための予算が出る。一緒にやるメンバーも、内容と予算を提示してから誘うわけですよ。でも、岩永さんのテンジン大学や東くんを見ると、彼らの取り組みはお金を目的にせずに、時間が無い中でも自主的に参加して、しかも楽しそうにやっています。そこから次のアクションにも繋がっている。そんな二人の共通点といえば、肩書きがファシリテーターという事ですから、面白い企画を仕掛けていくためのチームづくりの要素の一つにファシリテーションがあるんじゃないかなと感じています。

岩永　そうですね。ファシリテーターが必要な現場ってどんな現場なんでしょう？

東　楽しくない会議の場ですかね。うまく問題解決できなかったりとか、行きたい方向性と違う結論になったりとか。

白石　会議の中でお節介な人、例えば鍋奉行的な人がしゃしゃり出て、その人のリーダーシップで成り立つこともあります。でも、会議によっては、手札をきると「じゃあ、あなたがやってね」と言われる。それで段々言わなくなっちゃう。そんな会議が増えてきた中で、問題解決へと参加者を導く人が必要なんじゃないかと思います。お二人はどんな状況でファシリテーションを求められるんですか？

東　ざっくり言いますと、人口が減って税収も下がっている関西の自治体などから、「人を移住させたいが、街に魅力がない。しかも自治体も行政もお金がないので住民が主体になって街づくりに取り組んでほしい」という相談を受けます。でも「住民に何かをさせる」だと意味が無いんです。街も活気づくし、参加した人にもいい結果が返ってくる。そんな仕組みをどうやって作るのかといった依頼が比較的多いです。

白石　昔だったら、例えば佐藤可士和みたいな、有名な人を呼んで先頭に立ってもらうって事が多かったですよね。でもそれだと予算がずっとかかるので、持続するのが難しい。ずっと予算をかけるわけには行かないから、住民主導というか、みんなで作って、維持していくという方向にシフトしてきています。でも、いきなり住民を集めて、じゃあみんな宜しくっていう訳には行かない。そこで最初チームを作る時にこういう面白そうな組織を作っている人に相談をする、ってイメージですね。

東　皆さん、「自分はそんな役割ができない」と思ってらっしゃる。自治体と住民の間に立つのって、今まではプロデューサーやディレクターが多かったんですけど、それだとその人の能力に左右されてしまうところが大きい。ファシリテーターとして僕らがやっているのは、チーム一人一人の力をどれだけ引き出せるか、それをどうやって組み合わせるか、今までにない正解にたどり着くためにお手伝いする感じなんです。

岩永　僕はちょっと違って、最初からファシリテーターでの依頼って少ないんですよ。最初のきっかけは、男女参画推進関連からの研修依頼でしたし。でも、どんなに話の上手な講演者でも、話を聞いただけでは半年も記憶に残らないんです。「いかに話を聞いた人たちが行動を起こすか」までしっかりとコミュニケーションを設計してあげないといけない。それで、話を聞いた後に学び合いの時間を入れてあげれば、次の行動に移せるというロジックが見えてきたんですね。今でもよく講演の依頼が来て「50分しゃべってください」と言われるけど、それは無理なんです。でもその代わり、「20分しゃべった後に、話を聞いて皆さんがどう思ったのか、そもそもなぜこの場に来たのか。皆さんで話し合って学び合いを起こした方がはるかに行動に繋がります」という提案をして、強引に学び合いの場にしていくことの方が多いです。なぜこの場所に来たのかという理由を考えて吐き出す機会って、誰かに言われないと無いんですよ。でも吐き出すと脳が認知して、「自分はこのためにここに来たんだ」って思う。すると、じゃあ何かを持って帰ろうという気持ちになる。それで学びが何倍にもなるんです。

白石　聞くだけの講演からちょっと進んで、「次のアクションに活かすにはどうすべきか」を追求すると今のファシリテーション的な参加型学習があったと。

岩永　そうですね。東くんとは価値観や視点が違うのでフィールドは異なりますが、手法的には似ているんです。

東　今の岩永くんの話を聞いて、もう我々が話すのはさっさとやめた方がいいんじゃ無いのかという気になってきました…。

白石　そうそう（笑）この回のスタイルがファシリテーション的には違っているんじゃないかって…。後半はしゃしゃり出ずに、我々は消えます（笑）

東　テンジン大学の時に思ったのですが、教壇に立った経験がない人が講師になると、めっちゃ人が来るわけですよ。いつもと違うスポットが当たると人は輝くし、面白いっていうことがよくわかる。

白石　皆さん伝えるのが苦手なだけで、絶対面白いアイデアをめちゃくちゃ持っています。ワークショップなんかでも、全然話さなかった方が、最後にパッと本質をつくような発言をする。そういった人に焦点を当てるという意味でもファシリテーションは重要なのかなとおもいます。普通の会議って声が大きい人が勝つじゃないですか。地位が高い人とか権力がある人の意見にNOとは言えなくて黙ってしまう事もあるし。

岩永　でも、大きな声で意見を言った人が悪いわけじゃないですよね。そういう時は、「今、この人が言った意見をどう思うか」という議題にすると、すごく建設的な討論ができるわけですよ。こういう事をテクニカルにできるのがファシリテーターです。

白石　なるほど！ちなみに、ファシリテーターを入れておけば勝手にうまくまとめてもらえるみたいなこともありません？

東　正直な話、そもそも話し合う必要があるのか、という会議が多い。ゴールがもう決まっていて、一応関係者に確認を取るだけ、みたいな。例えば、海岸を埋め立てるという結論は決まっているけれど、一応地域住民への説明会やるとかね。そういう時にも僕らは呼ばれるんです。結論がハッキリしている場合はお断りする事もあるし、どうしても展開が読めないとなるとクッション役として一緒に考える事もあります。

白石　なるほど。手続き的に「みんなで投票しましたよ」と言う話にするための会議ですか。例えば、最初からゴールが決まっていて、その中の方便として会議が行われる場合、主催する自治体にとってファシリテーターは使いづらいかもしれません。自治体が求めているのは、外れている意見も含めて自分たちのゴールに入れてくれる人。でも、ファシリテーターが地域の人がきちんと向き合った結果、想定しなかったゴールにたどり着くことがあります。それはとても本質的な答えなのですが、そういう状況でどう自治体と地域の人たちとうまくやって行くのか。そもそもの問題提起がなされていないまま結論だけが決まっていると、次のステップに行く時に全然違うことを言われちゃう事もある。これから先はそんな問題もたくさん起こるんじゃないかなと思うんですよ。

一番重要なのはコミュニケーションデザイン、
それができればファシリテーターはいらない！？

東　話が街づくりというか行政寄りになってきているので、皆さんの日常に落とすと、会社でのミーティングとか組織の中での手続きの現場でも、意思決定をする場だけにファシリテーターがいるっていうのは実はちょっとおかしいんです。その前、意思決定をするまでの仕組みの中に介入するというか…。

岩永　意思決定の場だけに入ってうまくまとめるというのはファシリテーションじゃないですよね。

白石　ファシリテーションを勉強してみて思うんですけど、一番大事なのは目的の共有で、そこをすごく丁寧に進めるんですね。課題がそもそもなんなのかということを共有してから議論に入るし、その次にゴールを共有する事もすごく大事。そこがないから、参加者は「今日俺なんのために呼ばれたんだろう」、「どの位置で発言したらいいのかわからない」と思う。

岩永　その前に、会議にしろ、学びの場にしろ、そこに集まった人たちの「心を開かせる」のがまず必要だと思うんですね。心を開かないとインプットもアウトプットもしないから。あとは「人間関係の距離を近づける」という役割もあるんじゃないかな。絡まっている関係性をほどいて、参加者同士の距離を縮める。その二つができると会議もうまくいく。コミュニケーションの一つですよね。

白石　目的をはっきりさせる、関係性を作るというのがポイントなんですね。

東　もともとファシリテーションの始まりって、60年くらい前のグループ学習から始まっているんです。AさんとBさんが思っていることを言うことによって、二つが一つになって新しい考えが生まれる。それを他の人が聞くことでまた新しいものが生まれる。そう言う相互学習みたいなものをファシリテーターがお手伝いする。時には発言した本人同士が気づかない共通点をこちらが見つけて、明らかにすることでさらにつながる。そう言うイメージで捉えています。

白石　会議自体の進め方だけではなくて、組織などでの人間関係もすごく大事。嫌いな人と一緒に仕事するよりは好きな人との方が楽しいし。お二人のファシリテーションを見ていると、参加した人同士がすごく仲良くなっていますよね。でも、会社の偉い方などからすると、どうしてこんな事しなくちゃならないのって抵抗を持たれることがありませんか？

岩永　顔に出る人はいますね。でも、やってみると会議に参加している意識がだいぶん変化してきて、人間関係のポジショニングが確実に変わります。

白石　そうしてポジショニングが変わって、色々な意見が出てくるようになるということですね。それはチームづくりにおいても大事な要素になるんですか。

岩永　そうですね。会社って、人間関係のネットワークが必須じゃないですか。ポジショニングが変わると言うことは、今までの仕事のやり方、成果が変わってくることになる。会議の中に盛り込むと、ポジションが動く事が楽しいと思う人もいれば、この人とこの人を繋げることが楽しい、自分は一匹狼に徹する方がいいと思う人もいる。そんな風に社員がポジションを変えて動く楽しみ、動けるんだと気付くと、会社自体も変化に強くなるのではと思うんです。

東　そうそう。僕にとっては課題を解決するよりも仲良くなることの方が重要なんです。会社の雰囲気が良かったら、確実にいいアイデアが出るんじゃないでしょうか。僕らのお題は課題解決ですが、解決しなかったらそれでもいい。その後、違う課題が生まれた時に、じゃあ一緒にやろうよとなれば成功です。だから、人間関係が断裂されていたり、うまくつながっていなかったり、そうしたところを課題解決や会議をいいことに改善していく。どっちかと言うとそこを意識しています。

岩永　「福岡テンジン大学」の時も、2年間やって何もできなかったという人たちが、1年後に自分たちでチームを作って授業をしたり。その場では何も起きなくても、関係性を作ったからこそ何年後かに何かが起きるんですね。以前どこかの企業がモニターになって、社員全員の人間関係やどこでどういう会話をしたかといった情報をデータ化して解析したそうです。そしたら、仕事の成果を出す人は、「人間関係のネットワークの中心に近い人」、もしくは「いろんな部署とつながっている人」なんですって。そういう関係性を会社の中で作れるような会議も技術の一つだなと。

白石　Googleが実際にハイパフォーマンスを出す組織について調査すると、やはりいいチームワークが築けている事が要因になっているそうです。

岩永　会社の組織だけじゃなくて、街づくりにも一緒で、どの組織にも当てはまりますよね。

東　本当はみんなちゃんと答えを作りたいなと思っているんですよね。だから、本当はファシリテーターなんていらない。でも最初はそこに気付かないから、一旦僕らが入っているだけです。

白石　コミュニケーションデザインの問題ですね。みんなが「そうだよね」って言いやすくなるためにファシリテーターが泥を被ることもあるし、間違えてみることもある。大事なのはゴールに向かわせるために、意図的にそういった手法を取り入れるすべを身につけることですよね。ファシリテーターは自分の意見がゴールではないですから。

岩永　コーチングと似たようなもので、コニュニケーションをどうデザインしていくかという視点ですね。レベル高いことを言っているようで、場数を踏めばなんとなくできるようになるものです。

白石　自分一人でやっていると気付かない事もあるわけで、コンサルティングみたいに外から入ってもらうことで分かる事もある。そういうことを含めてファシリテーターに入ってもらうことは意義のあることですよね。

東　時には何もしなくても立っているだけでお金がもらえるっていうね（笑）。僕らも本当は必要ない存在なんですよ。

白石　「もう社内でできますから、来年から来なくていいですよ」といわれるのもまたいい話と。

岩永　矛盾してますけど、それがゴールじゃないとね。

　この後、10分休憩を挟んで参加者の方を交えての質疑応答の予定でしたが…。

配布されたふせんに各自で質問を記入して、お隣、そのまたお隣と会場内で回します。自分のところに回って来た質問が共感できるものであれば挙手して発表するという流れ。つまり、自分の質問が他の誰かに発表されることもあれば、知らない人の質問にハッとさせられる事も起こるのです。舞台上のお三方曰く、「人格と発言を分ける」このやり方は、ディスカッションに慣れていない日本人には特に効果的で、会場の雰囲気も和み、様々な意見を吸い上げることができる手法の一つなのです。

　ファシリテーションについてのお話はもちろん、自己紹介にお題を与えたり、ふせんを使ってみたりと、岩永さんと東さんのアイデアを実際に体験してみると明らかに会場の雰囲気が変わった事に気付きます。

お二人が会場にかけた魔法は、課題に対する当事者というよりも、参加する人が楽しみながら取り組み、成果を実感してもらうにはどうすれば良いか、そんな温かな“外から目線”の賜物ではないでしょうか。

会議や学びの場だけではなく、様々なシチュエーションで活躍するファシリテーション。あなたもぜひ取り入れてみてはいかがでしょう。

ReTHINK FUKUOKA PROJECTについて
コミュニケーションや働き方、ライフスタイルに大きな変化をもたらしている福岡。新しい産業やコミュニティ、文化が生まれるイノベーティブでエネルギッシュな街となっています。
そのチカラの根底には、この街に魅力を感じて、自らが発信源となっている企業や人がいます。
ReTHINK FUKUOKA PROJECTは、「ReTHINK FUKUOKA」をテーマに、まったく異なるジャンルで活躍する企業や人々が集い、有機的につながることで新しいこと・ものを生み出すプロジェクトです。